ザイパブログ

ザイムパートナーズの川崎タツヤです。

社長や従業員が出張する場合、出張に要した交通費、宿泊代、接待交際費、消耗品費などを領収書で実費精算するのが一般的です。

しかし、出張の回数や細かい経費の精算が多い会社は経費精算が煩雑となります。

その場合、出張旅費規程を設け、出張日当を払うことでその煩雑さは解消されます。

そこで今回は、出張旅費規定について確認していきます。

＜出張旅費規程とは＞

出張旅費規程とは、出張に要する諸経費を社内ではどのように取り扱うかの取り決めです。

この規程は、社長などの役員から一般社員まで、すべての社員が対象としなくてはなりません。

内容としては、出張の定義、旅費の種類(交通費、宿泊費、日当など)、支給額等を明記することが必要となります。

＜メリット・デメリット＞

出張旅費規定を設けることのメリット、デメリットは下記のことが考えられます。

◆メリット

・経費精算が簡略化できる。

・日当は源泉所得税・住民税が徴収不要。

・日当は社会保険料の対象外。

・全額経費となるため節税となる。

・日当と実費との差額が出張者にとって差益となる。

◆デメリット

・事前に出張旅費規定の作成が必要。

・会社のキャッシュアウトが増える。

・設定金額が不相当に高額な場合、給与課税となる。

・ムダな出張が増加する恐れがある。

上記のなかで、設定金額については特に注意が必要となります。

続いて、日当の設定金額について確認します。

＜日当はいくらでもいいのか？＞

結論からいえば、答えはNOです。

節税になり、源泉所得税や住民税、社会保険料も影響しないからといって、高額な金額を設定してはいけません。世間相場に合わせる必要があります。税法は不相当に高額な支出を認めません。高額な場合はそこに所得税が課されますし、役員については会社の損金にもなりません。

そこで目安となるのが、国家公務員の出張手当(国家公務員等の旅費に関する法律)です。

ここでは、内閣総理大臣の場合、日当3,800円、宿泊代19,100円と定められています。

１日出張したらホテル代込みで22,900円。日本のトップへの日当、宿泊費の水準ですから、社長への宿泊費・日当の一つの基準として使うに堪えうる水準です。決して低いとは誰もいえないでしょう。他にも書籍などの統計数値などを参考にしますと、社長の場合、日当・宿泊費込みで2万円前後が一般的な相場と考えても良いでしょう。

ただ、実際はスマホアプリでホテルもサクッと予約できる時代です。宿泊費は実際の実費で、食事代として日当をいくらか支給するというのがシンプルで運用しやすいとは思います。

＜まとめ＞

出張旅費規定の作成については、出張となる基準（距離・国内外）、交通機関の座席グレード、宿泊費等の明瞭な設定が必要となります。そのため、作成に際しては、世間相場を検討しながら慎重に作成することをおすすめします。一度決めると下げにくいということもあります。