ザイパブログ

初めまして。8月に入社しました曽根原ハナコです。
今日は『頭のいい説明「すぐできる」コツ』という本をご紹介します。

この本を選んだ理由は、私は説明が苦手なのでわかりやすい説明を身につけたいと思ったからです。仕事をしていると誰かに説明する場面は職種に限らず多くあると思います。営業職だとお客様に対して説明をしたり、事務職だと仕事仲間に対して説明をしていると思います。仕事に限らず、生活の中でも説明をする機会があると思うので、仕事面でも生活面でもうまく説明できる人になれたら嬉しいですよね。

そこで、この本を読んで勉強になった「説明のコツ」を３つご紹介したいと思います。

1．結論で始まり、結論で終わる

何が言いたいのかわからない、と指摘されたことはありませんか？それは「話の結論」を伝えられていないからなんだそうです。聞き手は話し手の結論を中心軸にして、出来事を理解しようと話を聞きます。つまり、結論が理解できなければ、出来事の情報も頭の中で理解できないのです。

そこでまず、話の前に結論を１つに絞る。

これが説明力を格段に向上させるコツです。人間は、短い時間で多くのことを一気に理解することはできません。しかし、長い話でも、結論を１つに絞り込むことでより理解しやすくなります。

これを読んで思い出したのですが、私は就職活動の面接練習の際に「まず結論を言った方が良い」とアドバイスをもらった事があります。確かに、質問をしても前置きが長くてなかなか答えを言ってくれないとモヤモヤしますよね。私は言われるまでは自覚していなかったので、そういう人がいたら教えてあげるといいかもしれませんね〜（仲がいい人に限る。そうでないと少し嫌味な感じになってしまいそうです）

2．「話のテーマ」と「その数」を伝える

人は話を聞こうという「心の準備」ができていない時に、唐突に情報を提供されても、なかなか理解できません。そこで、「これからこんな話をします」と話のテーマを先に伝えると、聞き手は理解しやすくなるそうです。また、伝えたいことが複数ある場合には、いくつあるかを先に言います。

「これからこんな話をします」
「用件は３つあります」

このように、「話のテーマ」と「その数」がわかっていると、聞き手は「心の準備」ができて聞きやすくなるそうです。

これは私も前職で使っていました。前職は営業だったのですが、プレゼンの際にはまず話す内容を簡単に紹介していました。製品特徴など複数あるものは先にいくつあるかを伝えるようにしていました。先輩からこうした方がわかりやすいよ、と教えられて理由はわからずに使っていましたが、「心の準備」のためだとわかり、今更ながら納得しました。

3．「リマインド→現在地→方向性」の流れで伝える

これはメール報告で使えるコツです。

リマインド
何に関する話なのかを相手に思い出させるための言葉を初めに出します。
「．．．の件ですが」といった表現になります。

現在地
現在の状況を説明します。
「現在、．．．の状況です」といった表現になります。

方向性
今後、どうするのか、どうなっていくのかについて、説明します。
「今後．．．となる予定なので．．．しようと思っています。また動きがあれば、お知らせします」といった表現になります。

これは、「過去・現在・未来」を確認するということなんだそうです。
シンプルな構成のため、理解しやすいですね。

以上、3つの「説明のコツ」をご紹介しました。

振り返ってみると、どれも少しの意識で行動に移せるものばかりだと感じました。それが聞き手にとっては理解しやすく、仕事の効率もよくなるといったメリットになりますし、さらには、「説明がわかりやすい」と自分の評価にも繋がるのではないかなと思いました。

実は今回のブログでもこのコツを取り入れてご紹介させていただきました。まだまだ「頭のいい説明」とまではいきませんが、これからも少しの意識を心がけて、効率よく仕事をして、自分の評価も上がるように頑張っていきたいと思います。